L’argent, c’est l’oxygène d’une entreprise. Pourtant, beaucoup d’entrepreneurs ne savent pas s’ils sont sur le point ou non de manquer d’air. Autrement dit, s’ils se retrouvent subitement à sec, ils risquent d’avoir du mal à payer leurs employés et de payer très cher le financement dont ils auront besoin. Cette situation est le lot d’un grand nombre d’entreprises, même parmi les firmes rentables et en croissance rapide.

« On pense généralement qu’un logiciel de comptabilité ne sert qu’à surveiller son historique financier et le paiement des taxes et des impôts, mais la principale raison pour laquelle vous devriez en utiliser un, c’est pour surveiller vos liquidités et pouvoir ainsi mieux gérer votre entreprise »

– Alka Sood, conseillère d’affaires chez BDC

En surveillant de près vos flux de trésorerie, vous pourriez repérer plus rapidement les pépins éventuels et réagir avant qu’il ne soit trop tard. Pour connaître l’état de santé de votre trésorerie, il existe des logiciels comptables gratuits ou peu coûteux. Même une simple feuille de calcul peut faire l’affaire.

Mme Sood propose une approche en cinq étapes pour augmenter votre trésorerie à l’aide d’un logiciel comptable.

1. Préparez des prévisions de trésorerie

Une bonne gestion de trésorerie commence par la préparation de prévisions solides. Utilisez votre logiciel de comptabilité ou une feuille de calcul pour dresser la liste de tous les revenus et coûts fixes et variables que vous prévoyez pour l’année à venir. (Les logiciels comptables ne sont pas tous dotés d’excellents outils de prévision de trésorerie. Le chiffrier Microsoft Excel est une bonne solution de rechange. Les modèles Excel offrent gratuitement plusieurs types de feuilles de calcul pour la gestion des flux de trésorerie.)

Examinez ensuite vos prévisions pour déterminer tout manque de liquidités potentiel. En sachant à l’avance à quel moment vous risquez de manquer d’argent, vous pourrez chercher un financement supplémentaire, reporter des achats importants, réduire vos dépenses actuelles, accroître vos réserves de liquidité ou demander à vos fournisseurs si vous pouvez retarder certains paiements.

«Les prévisions de trésorerie vous apportent la tranquillité d’esprit, dit Mme Sood. Vous dormirez mieux si vous savez que vous n’aurez pas de mauvaises surprises au réveil et que vous serez en mesure de payer vos factures.»

Les entreprises effectuent généralement un suivi mensuel de leurs flux de trésorerie. Il est important de comptabiliser les rentrées et les sorties de fonds dans le mois où elles auront lieu plutôt que dans celui où une vente est effectuée ou une première facture reçue.

Pour en savoir plus au sujet des prévisions de trésorerie, lisez le livre numérique gratuit Maîtrisez votre trésorerie de BDC.

2. Accélérez les rentrées de fonds

Faites-vous payer plus rapidement afin de limiter l’utilisation de votre ligne de crédit, et de palier plus facilement les baisses de liquidités. Bon nombre de logiciels comptables comportent des fonctions très utiles à cette fin, dont les suivantes:

Transmission de vos factures à partir de votre logiciel de comptabilité

Si vous postez encore vos factures, il est temps de passer au courrier électronique. Beaucoup plus rapide que la poste, cette méthode réduira en outre vos frais postaux. Un truc pour accélérer encore davantage les choses: demandez à vos clients de payer leurs factures par voie électronique.

Application mobile de comptabilité pour traiter vos factures sur-le-champ

Cette application vous permettra de toucher plus rapidement votre argent tout en réduisant les erreurs de facturation.

Vérification régulière de vos comptes clients

Cette fonction vous aidera à faire un suivi des comptes impayés et à savoir à quel moment vous devez commencer à relancer les retardataires. Vous pourrez calculer le délai de recouvrement pour chaque client (c’est-à-dire le temps qu’ils mettent à régler leurs factures) et en tenir compte dans vos prévisions de trésorerie afin qu’elles soient plus exactes. Vous pourrez en outre examiner le délai global de recouvrement pour votre entreprise pour voir s’il y a lieu de modifier vos conditions de facturation afin d’amener vos clients à vous payer plus vite. Par exemple, vous pourriez appliquer des intérêts ou des frais de retard sur les comptes en souffrance.

Optimisation des niveaux de stock

Utilisez les outils de gestion des stocks de votre logiciel comptable pour optimiser le niveau de vos stocks, réduire les invendus et diminuer les coûts correspondants. Ces outils peuvent également vous aider à maintenir des stocks toujours suffisants.

3. Ralentissez les sorties de fonds

Un logiciel de comptabilité peut vous aider à conserver plus d’argent dans votre entreprise en réduisant ou en ralentissant les sorties de fonds. Par exemple, vous pouvez l’utiliser pour surveiller vos factures et éviter les frais de retard et les intérêts. Ou vous pouvez éviter de payer les factures prématurément, c’est-à-dire avant leur date d’exigibilité. Si les fournisseurs vous accordent 30 jours pour payer (sans aucun rabais pour paiement anticipé), tirez parti de cet argent disponible.

4. Automatisez certaines tâches

Explorez les fonctions qui vous permettent d’automatiser certaines tâches de routine, comme l’envoi des factures à vos clients réguliers.

Vous pouvez aussi créer des rappels automatiques de paiement pour éviter les pénalités de retard et les frais d’intérêt. Vous pouvez également définir des alertes qui vous avertiront si vous risquez de manquer de liquidités avant vos prochaines rentrées de fonds.

5. Surveillez vos chiffres

Les logiciels de comptabilité mettent à votre disposition des indicateurs qui vous aident à optimiser la gestion de votre trésorerie. Servez-vous-en pour comparer régulièrement les rentrées et sorties de fonds réelles à vos prévisions, et pour ajuster ces dernières en conséquence.

Vous pouvez également configurer votre logiciel ou votre feuille de calcul pour afficher des données clés, comme l’encaisse, le cycle d’exploitation, les délais de recouvrement et de paiement, le délai moyen de rotation des stocks ainsi que votre marge brute.